Tips voor het organiseren van een succesvol evenement

Waar moet je allemaal aan denken als je een evenement gaat organiseren? Waar, wanneer en hoe zijn de vragen die als eerste je te binnen schieten.  Benieuwd naar de eerste 6 stappen voorafgaand aan het evenement? Lees dan hier verder.

Stap 1: Kostenplaatje
Maak een begroting van de beoogde uitgaven en inkomsten. Houd rekening met kosten voor de evenementenlocatie, food&beverage, aankleding van de locatie, sprekers en artiesten, activiteiten en marketing.

Stap 2: Bepaal de datum
Wanneer gaat het evenement plaats vinden? Is het een meerdaags evenement? Met of zonder hotelovernachting? Een hoeveel deelnemers verwacht je? Houd rekening met vakantieperiodes en andere concurrerende evenementen en bedenk dat je ruim van tevoren de deelnemers dient uit te nodigen. Minimaal 3 maanden van tevoren, zodat de agenda kan worden vrij gehouden.

Stap 3: Reserveer de locatie
Ga op zoek gaan naar beschikbare locaties die aan alle wensen en verwachtingen voldoen. Denk aan de capaciteit van de zalen, de ligging van de locatie, de sfeer, overnachtingsmogelijkheden, de bereikbaarheid, faciliteiten, zoals breakout-sessies, buiten mogelijkheden voor standbouw, catering en IT-, audio- en videoapparatuur.

Stap 4: Catering regelen
Meestal biedt een locatie ook catering op locatie. Als dat niet het geval is, moet je externe leveranciers inschakelen. Bepaal hoeveel pauzes er zijn. Reserveer maximaal een uur voor de lunch en een paar pauzes van 15-20 minuten voor koffie en snacks. Denk ook aan speciale dieetwensen.

Stap 5: Leg sprekers en artiesten vast
Sprekers en artiesten zijn de sterren van het event. Je wilt een solide line-up om deelnemers aan te trekken en een professionele ervaring te garanderen. Onthoud dat het belangrijkste doel van het evenement is om mensen te inspireren en met elkaar te laten netwerken. Wat zijn hun verwachtingen? Welke kennis hebben ze al en waar zouden ze graag meer over willen leren? Welke type sessies (presentaties, workshops, enz.) werken om kennis over te dragen? En is er behoefte aan buiten teambuildingactiviteiten?

Stap 6: Promoot het evenement
Promoot het event via social media, relevante platforms/ community, blogs, persberichten en via de sprekers van het programma. Zorg ook voor een registratieformulier. Denk aan gegevens over locatie, programma, thema, sprekers en aanmeldformulier.

Veel succes met de organisatie van het evenement!